
Papier im Büro – etwas Normaleres ist kaum vorstellbar. Papier ist überall im Umlauf. E-Mails werden ausgedruckt, Notizen auf Zettel geschrieben und jegliche Dokumente, beispielsweise Rechnungen oder Aufträge, postalisch zugestellt und archiviert. Inzwischen ist der weltweite Bedarf schon so hoch, dass fast jeder zweite industriell gefällte Baum zu Papier verarbeitet wird!
Glücklicherweise ist jedoch ein Ausweg in Sicht: Mittlerweile ist die Digitalisierung so weit fortgeschritten, dass eine Revolution des Büroalltags möglich ist – das papierlose Büro. Unter diesem Schlagwort wird ein Arbeitsplatz verstanden, bei dem Kommunikation und Arbeitsvorgänge, im Sinne von E-Mail, Intranet, Textverarbeitung und Datentransfer, weitestgehend computerisiert sind.
Aller Anfang ist schwer
Um die gewaltige Umstellung zu einem papierlosen Büro erfolgreich bestreiten zu können, sollten alle involvierten Personen davon überzeugt sein, dass ein Büro ohne Papier funktionieren wird. Die Notwendigkeit dieser „neuen“ Philosophie muss das gesamte Unternehmen erreichen, sprich jeden einzelnen Mitarbeiter sukzessive mitnehmen und überzeugen.
Die Umstellung auf ein papierloses Büro verläuft meist holprig und lässt sich nicht von heute auf morgen vollziehen. Eine große Herausforderung besteht darin, aus den gewohnten Verhaltensmustern auszubrechen, die neuen Prozesse anzunehmen und in den Büroalltag zu integrieren, damit ein neuer Workflow entstehen kann.
Zeit ist Geld
Im papierlosen Büro wird da Zeit gespart, wo sonst durch das ständige Ablegen und Archivieren analoger Dokumente sowie durch die Suche nach diesen Zeit verloren geht. Denn anstatt zu versuchen, die riesigen Papierberge in Ordnung zu bringen, können die Mitarbeiter ihre Dokumente einfach in der Cloud abspeichern. Hier ist das Unternehmen gefordert.
Es wird ein zweckmäßiges Dokumentenmanagementsystem benötigt, mit Hilfe dessen die jeweiligen Dokumente zügig abgelegt und gefunden werden können. Zudem muss die Betitelung einer durchdachten Struktur folgen und leicht zu merken sein, damit die Daten durch die Suchfunktion schnell und einfach zu finden sind. Gemäß der altbekannten Redensart „Zeit ist Geld“ werden auf diese Weise indirekt auch Kosten eingespart.
Alles von überall
Das Cloud-System bietet ein optimales Fundament für ein papierloses Büros. Anbieter setzen stets Neuerungen bei Servertechnologien um und bleiben mit ihren Sicherheitsstandards up to date. Die Daten sind in digitaler Form zentral und insbesondere mobil abrufbar. Somit kann jeder Mitarbeiter von überall auf die Daten und Dokumente zugreifen, wenn ihm die entsprechenden Rechte verliehen wurden.
Auf diese Weise wird ein optimierter Workflow generiert. Aus der Mobilität ergibt sich die Flexibilität, die für Mitarbeiter in der heutigen Zeit immer wichtiger wird, beispielsweise durch das Arbeiten im Home-Office.
Platz da! Hier kommt Digital!
Abgesehen von der Herausforderung, bei wachsenden Papierstapeln und prall gefüllten Aktenordnern den Überblick zu behalten, nimmt das analoge Ablagesystem auch sehr viel Platz weg. Dabei können Notizen oder To-Do-Listen mit Tools wie OneNote oder Microsoft Planner statt auf dem Papier auch digital erstellt werden.
Alle vorhandenen sowie eingehenden Papierdokumente können eingescannt und digital archiviert werden. Zudem ergibt sich ein willkommener Nebeneffekt in puncto Nachhaltigkeit: Es wird immens viel Papier gespart und so die Umwelt geschützt!
Scannen – aber wie?
Das schon erwähnte Scannen aller Papierdokumente, ist nicht zu unterschätzen. Wenn wirklich alle Dokumente eingescannt werden sollen, ist damit ein großer Arbeitsaufwand verbunden. Zudem sind bei dem sogenannten ersetzenden Scannen, im Zuge dessen beispielsweise Belege eingescannt, elektronisch weiterverarbeitet und die Papieroriginale vernichtet werden, diverse Vorgaben des BMF (Bundesfinanzministerium) und des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zu beachten.
Im papierlosen Büro sind die digitalen Kopien den analogen Dokumenten gleichzustellen. Die Daten müssen richtig archiviert und die Dokumente korrekt eingescannt werden sowie revisionssicher und manipulationssicher sein. Ein Scanner, der die entsprechenden Sicherheitszertifikate erfüllt und gleichzeitig schnell, komfortabel und zuverlässig scannt, ist teuer – aber notwendig! Allerdings dürfen auch im papierlosen Büro nicht alle analogen Dokumente einfach vernichtet werden. Für gewisse Dokumente gelten Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren.
Unterschrift bitte!
Zudem existiert das Problem mit Unterschriften analoger und digitaler Art. Die ausschließliche Nutzung elektronischer Unterschriften ist in einigen Fällen noch nicht rechtssicher. Außerdem können sie aus technischen Gründen in vielen Situationen noch nicht vorausgesetzt werden. Beispielsweise, da die benötigten Geräte nicht verfügbar sind oder es vielen Mitarbeitern an entsprechender EDV-Kompetenz fehlt.
Generell gilt: Nicht jeder Mensch ist digital affin. Das kann natürlich auch auf Kunden zutreffen. Wenn Kunden noch Papier verwenden, kann das für das Unternehmen ein umständliches Ausdrucken beziehungsweise Einscannen und die Bereithaltung manuell unterschriebener Dokumente nötig machen.
Papier weg – ganz schnell!
Es ist deutlich festzustellen: Ein papierloses Büro ist die Zukunft und sollte schnellstmöglich Gegenwart werden. Die Umstellung spart Platz, Zeit, Geld und schont zugleich auch unsere Umwelt. Die Umstellung auf ein papierloses Büro sollte im laufenden Geschäftsbetrieb sukzessive von analog auf digital erfolgen. Dabei sollten die Unternehmen das Ziel verfolgen, die Umstellung umgehend und vollständig durchzuführen, um länger anhaltendes hin– und hersynchronisieren und –kopieren der Dokumente zu vermeiden.
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