Papierloses Büro – Digitalisierung am Arbeitsplatz

Papier im Büro – etwas Nor­ma­le­res ist kaum vor­stell­bar. Papier ist über­all im Umlauf. E-​Mails wer­den aus­ge­druckt, Noti­zen auf Zet­tel geschrie­ben und jeg­li­che Doku­mente, bei­spiels­weise Rech­nun­gen oder Auf­träge, pos­ta­lisch zuge­stellt und archi­viert. Inzwi­schen ist der welt­weite Bedarf schon so hoch, dass fast jeder zweite indus­tri­ell gefällte Baum zu Papier ver­ar­bei­tet wird!

Glück­li­cher­weise ist jedoch ein Aus­weg in Sicht: Mitt­ler­weile ist die Digi­ta­li­sie­rung so weit fort­ge­schrit­ten, dass eine Revo­lu­tion des Büro­all­tags mög­lich ist – das papier­lose Büro. Unter die­sem Schlag­wort wird ein Arbeits­platz ver­stan­den, bei dem Kom­mu­ni­ka­tion und Arbeits­vor­gänge, im Sinne von E-​Mail, Intra­net, Text­ver­ar­bei­tung und Daten­trans­fer, wei­test­ge­hend com­pu­te­ri­siert sind.

Aller Anfang ist schwer

Um die gewal­tige Umstel­lung zu einem papier­lo­sen Büro erfolg­reich bestrei­ten zu kön­nen, soll­ten alle invol­vier­ten Per­so­nen davon über­zeugt sein, dass ein Büro ohne Papier funk­tio­nie­ren wird. Die Not­wen­dig­keit die­ser „neuen“ Phi­lo­so­phie muss das gesamte Unter­neh­men errei­chen, sprich jeden ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter suk­zes­sive mit­neh­men und über­zeu­gen.

Die Umstel­lung auf ein papier­lo­ses Büro ver­läuft meist holp­rig und lässt sich nicht von heute auf mor­gen voll­zie­hen. Eine große Her­aus­for­de­rung besteht darin, aus den gewohn­ten Ver­hal­tens­mus­tern aus­zu­bre­chen, die neuen Pro­zesse anzu­neh­men und in den Büro­all­tag zu inte­grie­ren, damit ein neuer Work­flow ent­ste­hen kann.

Zeit ist Geld

Im papier­lo­sen Büro wird da Zeit gespart, wo sonst durch das stän­dige Able­gen und Archi­vie­ren ana­lo­ger Doku­mente sowie durch die Suche nach die­sen Zeit ver­lo­ren geht. Denn anstatt zu ver­su­chen, die rie­si­gen Papier­berge in Ord­nung zu brin­gen, kön­nen die Mit­ar­bei­ter ihre Doku­mente ein­fach in der Cloud abspei­chern. Hier ist das Unter­neh­men gefor­dert.

Es wird ein zweck­mä­ßi­ges Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem benö­tigt, mit Hilfe des­sen die jewei­li­gen Doku­mente zügig abge­legt und gefun­den wer­den kön­nen. Zudem muss die Beti­te­lung einer durch­dach­ten Struk­tur fol­gen und leicht zu mer­ken sein, damit die Daten durch die Such­funk­tion schnell und ein­fach zu fin­den sind. Gemäß der alt­be­kann­ten Redens­art „Zeit ist Geld“ wer­den auf diese Weise indi­rekt auch Kos­ten ein­ge­spart.

Alles von über­all

Das Cloud-​System bie­tet ein opti­ma­les Fun­da­ment für ein papier­lo­ses Büros. Anbie­ter set­zen stets Neue­run­gen bei Ser­ver­tech­no­lo­gien um und blei­ben mit ihren Sicher­heits­stan­dards up to date. Die Daten sind in digi­ta­ler Form zen­tral und ins­be­son­dere mobil abruf­bar. Somit kann jeder Mit­ar­bei­ter von über­all auf die Daten und Doku­mente zugrei­fen, wenn ihm die ent­spre­chen­den Rechte ver­lie­hen wur­den.

Auf diese Weise wird ein opti­mier­ter Work­flow gene­riert. Aus der Mobi­li­tät ergibt sich die Fle­xi­bi­li­tät, die für Mit­ar­bei­ter in der heu­ti­gen Zeit immer wich­ti­ger wird, bei­spiels­weise durch das Arbei­ten im Home-​Office.

Platz da! Hier kommt Digi­tal!

Abge­se­hen von der Her­aus­for­de­rung, bei wach­sen­den Papier­sta­peln und prall gefüll­ten Akten­ord­nern den Über­blick zu behal­ten, nimmt das ana­loge Abla­ge­sys­tem auch sehr viel Platz weg. Dabei kön­nen Noti­zen oder To-​Do-​Listen mit Tools wie One­Note oder Micro­soft Plan­ner statt auf dem Papier auch digi­tal erstellt wer­den.

Alle vor­han­de­nen sowie ein­ge­hen­den Papier­do­ku­mente kön­nen ein­ge­scannt und digi­tal archi­viert wer­den. Zudem ergibt sich ein will­kom­me­ner Neben­ef­fekt in puncto Nach­hal­tig­keit: Es wird immens viel Papier gespart und so die Umwelt geschützt!

Scan­nen – aber wie?

Das schon erwähnte Scan­nen aller Papier­do­ku­mente, ist nicht zu unter­schät­zen. Wenn wirk­lich alle Doku­mente ein­ge­scannt wer­den sol­len, ist damit ein gro­ßer Arbeits­auf­wand ver­bun­den. Zudem sind bei dem soge­nann­ten erset­zen­den Scan­nen, im Zuge des­sen bei­spiels­weise Belege ein­ge­scannt, elek­tro­nisch wei­ter­ver­ar­bei­tet und die Papier­o­ri­gi­nale ver­nich­tet wer­den, diverse Vor­ga­ben des BMF (Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­rium) und des BSI (Bun­des­amt für Sicher­heit in der Infor­ma­ti­ons­tech­nik) zu beach­ten.

Im papier­lo­sen Büro sind die digi­ta­len Kopien den ana­lo­gen Doku­men­ten gleich­zu­stel­len. Die Daten müs­sen rich­tig archi­viert und die Doku­mente kor­rekt ein­ge­scannt wer­den sowie revi­si­ons­si­cher und mani­pu­la­ti­ons­si­cher sein. Ein Scan­ner, der die ent­spre­chen­den Sicher­heits­zer­ti­fi­kate erfüllt und gleich­zei­tig schnell, kom­for­ta­bel und zuver­läs­sig scannt, ist teuer – aber not­wen­dig! Aller­dings dür­fen auch im papier­lo­sen Büro nicht alle ana­lo­gen Doku­mente ein­fach ver­nich­tet wer­den. Für gewisse Doku­mente gel­ten Auf­be­wah­rungs­fris­ten von bis zu zehn Jah­ren.

Unter­schrift bitte!

Zudem exis­tiert das Pro­blem mit Unter­schrif­ten ana­lo­ger und digi­ta­ler Art. Die aus­schließ­li­che Nut­zung elek­tro­ni­scher Unter­schrif­ten ist in eini­gen Fäl­len noch nicht rechts­si­cher. Außer­dem kön­nen sie aus tech­ni­schen Grün­den in vie­len Situa­tio­nen noch nicht vor­aus­ge­setzt wer­den. Bei­spiels­weise, da die benö­tig­ten Geräte nicht ver­füg­bar sind oder es vie­len Mit­ar­bei­tern an ent­spre­chen­der EDV-​Kompetenz fehlt.

Gene­rell gilt: Nicht jeder Mensch ist digi­tal affin. Das kann natür­lich auch auf Kun­den zutref­fen. Wenn Kun­den noch Papier ver­wen­den, kann das für das Unter­neh­men ein umständ­li­ches Aus­dru­cken bezie­hungs­weise Ein­scan­nen und die Bereit­hal­tung manu­ell unter­schrie­be­ner Doku­mente nötig machen.

Papier weg – ganz schnell!

Es ist deut­lich fest­zu­stel­len: Ein papier­lo­ses Büro ist die Zukunft und sollte schnellst­mög­lich Gegen­wart wer­den. Die Umstel­lung spart Platz, Zeit, Geld und schont zugleich auch unsere Umwelt. Die Umstel­lung auf ein papier­lo­ses Büro sollte im lau­fen­den Geschäfts­be­trieb suk­zes­sive von ana­log auf digi­tal erfol­gen. Dabei soll­ten die Unter­neh­men das Ziel ver­fol­gen, die Umstel­lung umge­hend und voll­stän­dig durch­zu­füh­ren, um län­ger anhal­ten­des hin– und her­syn­chro­ni­sie­ren und –kopie­ren der Doku­mente zu ver­mei­den.

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