
Wenn heutzutage ein intensiver Austausch in Projekten und zwischen Abteilungen stattfinden soll, ist weder an einen ständigen Face-to-Face-Austausch noch an unzählig unterschiedliche Dokumente zu denken. Auf die Frage einer optimierten Alternative, präsentiert Microsoft eine zentrale Anlaufstelle für ein virtuelles Team, quasi ein digitales Abbild des klassischen Team-Konferenzraumes und Schreibtisches – die innovative Kommunikationsplattform Microsoft Teams. Die grundlegende Vision von Microsoft ist also eine digital vereinfachte Zusammenarbeit im Team, weshalb Microsoft mit Teams sogar eine Telefonanlage mit Anschluss in das Telefonnetz darstellen will, auch Direct Routing genannt.
Als eine moderne chatbasierte Collaboration-Lösung/Hub, für Teamarbeit und Kommunikation, ermöglicht Microsoft Teams mobiles Arbeiten auf verschiedenen Endgeräten. Dabei ist der Zugriff auf Daten und Dokumente jederzeit möglich, egal, ob PC oder Mac, Laptop oder vom Smartphone mit Android, iOS oder Windows. Microsoft Teams ist aber viel mehr als nur eine einfache Plattform für die Zusammenarbeit in Echtzeit.
So geht Kommunikation und Arbeiten im Team
Darüber hinaus können Projektteams in ihrer Zusammenarbeit Dateien austauschen, hinterlegen und gemeinsam orts– und zeitunabhängig am selben Dokument oder derselben Datei arbeiten. Diskussionen finden nun nicht mehr in der Kommentarspalte des Dokuments statt, sondern parallel im Chat. Dadurch findet ein besserer Austausch der Bearbeiter statt. Des Weiteren können auf Microsoft Teams sogar Informationen veröffentlicht und gepostet werden, wobei Gruppen angelegt werden und dort z.B. über die aktuellsten News kommuniziert werden kann.
Zudem ist der Zugriff direkt aus dem Programm auf alle bekannten Office 365-Anwendungen wie SharePoint Online, OneNote, Word, Excel und PowerPoint möglich. All diese Inhalte, Werkzeuge, Dokumente, Kontakte und Unterhaltungen sind in Microsoft Teams verfügbar.
Clever & übersichtlich einrichten
Neben der Zusammenarbeit der Teams „Collaboration“, ist die klare Struktur und Übersichtlichkeit am (digitalen) Arbeitsplatz eine der Hauptintentionen von Microsoft Teams. Damit der Austausch in den Projekten und Abteilungen organsiert ablaufen kann, können bei größerem Diskussionsbedarf auch Besprechungen geplant werden. Dies ist über eine Sofortbesprechung sowie über einen geplanten Termin möglich, bei allem hilft natürlich der Termin-Assistent. Zusätzlich können anstehende Aufgaben bzw. To-Do‘s über die Verknüpfung mit Microsoft Planner erstellt, terminiert sowie anderen Personen zugewiesen werden. Nichtsdestotrotz wird zusätzlich durch die Integration des Outlook Kalenders das Buchen und Verschieben von Terminen sowie die Einsicht in den Kalender ermöglicht.
Um bei all den Tools nicht den Überblick zu verlieren, sollen sogenannte Kanäle der Strukturierung dienen. Dabei beschränkt sich der Kanal auf ein Thema oder ein konkretes Projekt und enthält die dazu gehörenden (öffentlichen) Unterhaltungen und Dateien. Um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, favorisieren und folgen Teammitglieder den relevantesten Kanälen, wobei diese natürlich auch als „Newsroom“ gestaltet werden können, wo interessante Links, Podcasts und Videos geteilt werden.
Im Ganzen vereint Microsoft Teams viele nützlichen Funktionen in einer einzigen Plattform, beschleunigt die Projektarbeit durch Übersichtlichkeit und Transparenz und sorgt für eine digital offenere sowie flüssigere Umgebung.
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