5 Tipps für einen organisierten Alltag mit Outlook



Micro­soft Out­look ist der Dienst für E-​Mails und Kalen­der und sorgt für eine Ver­ein­fa­chung im All­tag. Dabei wird jedem Anwen­der von Micro­soft Out­look die Mög­lich­keit gebo­ten, die eigene Arbeits­weise dank einer kla­ren, ein­heit­li­chen Struk­tur mit E-​Mails, Kalen­dern, Kon-​takten und Ord­nern, pro­duk­ti­ver und ver­netz­ter zu gestal­ten. Doch oft wer­den nicht alle Funk­tio­nen, die den Arbeits­all­tag im Büro oder mobil mit der Outlook-​App erleich­tern sol­len, aus­rei­chend genutzt. Mit die­sen Tipps und Tricks ist für eine höhere Arbeits­or­ga­ni­sa­tion mit mehr Effi­zi­enz gesorgt.

#TIPP 1. Die rich­ti­gen Tas­ten­kom­bi­na­tio­nen fürs Zeit­spa­ren.

Nicht immer muss die Maus bewegt wer­den, um einen gewünsch­ten Schritt in aus­zu­füh­ren. Ein­fa­che Tas­ten­kom­bi­na­tio­nen hel­fen bereits, die Arbeits­weise mit Micro­soft Out­look zu erleich­tern.
Strg + 1: E-​Mail Ansicht
Strg + 2: Kalen­der Ansicht
Strg + 3: Kon­takt Ansicht
Strg + 4: Auf­ga­ben Ansicht
Strg + S: Eine Nach­richt absen­den
Strg + F: Die aktu­elle E-​Mail wei­ter­lei­ten
Strg + R: Auf die aktu­elle E-​Mail ant­wor­ten
Strg + N: Ein neues E-​Mail-​Fenster öff­nen

#TIPP 2. Die Recht­schrei­bung jeder E-​Mail auto­ma­tisch prü­fen las­sen.

Wer ist es nicht leid, jede E-​Mail auf Recht­schreib­feh­ler zu prü­fen? Micro­soft Out­look bie­tet die auto­ma­ti­sche Recht­schreib­prü­fung und ver­ein­facht so einen wich­ti­gen Schritt. Die Akti­vie­rung erfolgt unter: „Datei“, „Optio­nen“, „E-​Mail“. Dort wird der Haken neben „Vor dem Sen­den immer die Recht­schrei­bung prü­fen“ gesetzt. Mit OK wird die Arbeits­er­leich­te­rung akti­viert und Out­look prüft so vor jedem E-​Mail-​Versand die Recht­schrei­bung.

#TIPP 3. Eine E-​Mail ein­fach in eine Ver­ab­re­dung umwan­deln

Die Daten für ein Mee­ting ste­hen in der E-​Mail und wur­den nicht als Ter­min ver­schickt? Kein Pro­blem! Damit alle Infor­ma­tio­nen schnell zum Outlook-​Terminkalender hin­zu­ge­fügt wer­den, muss die E-​Mail nur von dem Post­ein­gang zum Sym­bol des Outlook-​Kalenders ver­scho­ben wer­den. So kann ein Ter­min mit den Infor­ma­tio­nen aus der E-​Mail in Form einer Notiz erstellt wer­den. Da Out­look die Infor­ma­tio­nen über Zeit und Datum nicht auto­ma­tisch über­nimmt, müs­sen diese Daten manu­ell ein­ge­tra­gen wer­den. Der Betreff kann eben­falls noch ergänzt wer­den.

#TIPP 4. Einen E-​Mail-​Kontakt schnell in einen Outlook-​Kontakt umwan­deln.

Kommt ein neuer Mit­ar­bei­ter ins Unter­neh­men, ver­sen­det die­ser in der Regel eine E-​Mail mit sei­nen Kontakt-​Daten. Jeder der solch eine E-​Mail in sei­nem Post­ein­gang vor­fin­det, muss nicht mehr zur Kon­takt­liste wech­seln und einen neuen Ein­trag erstel­len, in dem die neuen Infor­ma­tio­nen mit Kopie­ren und Ein­fü­gen inte­griert wer­den. Mit nur einem Maus­klick wird der Schritt erleich­tert. Dafür wird mit der rech­ten Maus­taste in der E-​Mail auf den Namen des Absen­ders geklickt und „Zu Out­look Kon­tak­ten hin­zu­fü­gen“ gewählt. Anschlie­ßend öff­net sich ein neues Kontakt-​Fenster, wel­ches bereits mit Namen und E-​Mail-​Adresse aus­ge­füllt ist und nur noch um die Tele­fon­num­mer ergänzt wer­den muss.

#TIPP 5. Ver­zö­ge­rungs­mail für einen Zeit­puf­fer.

Mit einem Klick ist die E-​Mail weg und womög­lich auch ein Feh­ler. Der Vor­teil von Micro­soft Out­look dabei ist, dass die Mög­lich­keit besteht, einen Zeit­puf­fer ein­zu­pla­nen, um so noch etwas zu ver­än­dern oder anzu­fü­gen. Soll die­ser Zeit­puf­fer auf alle zu ver­sen­den­den E-​Mails ange­wen­det wer­den, erfolgt die­ser Schritt über eine neue Regel. Hier­für wird aus dem Menü „Start“ der Punkt „Regeln“ mit dem Unter­punkt „Regeln und Benach­rich­ti­gun­gen“ aus­ge­wählt. In einem neuen Fens­ter erschei­nen die bis­he­ri­gen Regeln und kön­nen oben links unter „Neue Regel…“ erwei­tert wer­den. Anschlie­ßend wird „Regel auf von mir gesen­dete Nach­rich­ten anwen­den“ aus­ge­wählt. Im nächs­ten Fens­ter könn­ten zusätz­li­che Funk­tio­nen benutzt wer­den, wel­che hier jedoch durch „Wei­ter“ über­sprun­gen und im anschlie­ßen­den Dia­log­fens­ter bestä­tigt wer­den. Unter den ver­schie­de­nen Bedin­gungs­punk­ten wird der Haken bei dem Punkt „diese eine Anzahl von Minu­ten ver­zö­gern über­mit­teln“ gesetzt. Die Zahl für die Ver­zö­ge­rung muss im unte­ren Bereich des Fens­ters bestimmt wer­den. Zum Schluss noch einen Namen für die Regel ver­ge­ben und ab sofort wird jede E-​Mail mit dem aus­ge­wähl­ten Zeit­puf­fer ver­sen­det.

Noch kein Micro­soft Out­look für die Kom­mu­ni­ka­tion in Echt­zeit? Die Pro­dukte von IPD NOW ver­ein­fa­chen den Arbeits­all­tag und sor­gen für die per­fekte Kom­mu­ni­ka­tion.