5 Tipps für eine effizientere Arbeitsweise mit Outlook



Funk­tio­nen wie Quick­Steps oder das Bcc-​Feld von Micro­soft Out­look erleich­tern noch nicht den Arbeits­all­tag? Diese Tipps und Tricks für Out­look sor­gen für eine effi­zi­en­tere und pro­duk­ti­vere Arbeits­weise. Denn wer täg­lich mit Out­look im Büro oder mobil mit der Outlook-​App arbei­tet, sollte nicht nur den Vor­teil einer kla­ren, ein­heit­li­chen Struk­tur mit E-​Mails, Kalen­dern, Kon­tak­ten und Ord­nern genie­ßen, son­dern die Funk­tio­nen des E-​Mail– und Kalen­der­diens­tes ausrei-​chend nut­zen, um so für eine höhere Arbeits­or­ga­ni­sa­tion zu sor­gen.

#TIPP 1. Abläufe auto­ma­ti­sie­ren mit Quick­Steps

Anwen­der, die ste­tig die glei­chen Arbeits­schritte aus­füh­ren, kön­nen mit Quick­Steps in Micro­soft Out­look die Abläufe ein­fach auto­ma­ti­sie­ren und zusam­men­fas­sen las­sen. Sol­len zum Bei­spiel E-​Mails in einen defi­nier­ten Ord­ner gelegt und als gele­sen mar­kiert wer­den, kann dies mit Quick­Steps voll­zo­gen wer­den. Um den neuen Quick­Step anzu­le­gen, wird durch die rechte Maus­taste auf eine E-​Mail in dem Fens­ter der Punkt „Quick­Steps“ und anschlie­ßend der Schritt „Neu erstel­len“ aus­ge­wählt. Damit die E-​Mails ver­scho­ben wer­den, wird „In Ord­ner ver­schie­ben“ ange­klickt und ein Name für den Quick­Step ver­ge­ben. Es wird der Ord­ner bestimmt, in den die E-​Mails ver­scho­ben wer­den sol­len. Unter „Aktio­nen hin­zu­fü­gen“ kann die wei­tere Aktion, die E-​Mails auto­ma­tisch als gele­sen zu kenn­zeich­nen, aus­ge­wählt wer-​den. Dabei kön­nen belie­big viele Aktio­nen, die auto­ma­tisch erle­digt wer­den sol­len, ergänzt wer­den. Jeder Win­dows Anwen­der kann optio­nal den Quick­Steps bestimmte Tas­ten­kom­bi­na­tio­nen zuwei­sen. Soll zudem eine Beschrei­bung ange­zeigt wer­den, wenn die Maus auf den Quick­Step im Kon­text­menü zeigt, kann dies unter „Quickinfo-​Text“ ange­ge­ben wer­den. Der ange­legte Quick­Step wird über das Kon­text­menü einer Mail, über die fest­ge­legte Tastenkombi-​nation oder aus der Menü­leiste unter Quick­Steps auf­ge­ru­fen.

#TIPP 2. Einem Emp­fän­ger meh­rere Nach­rich­ten wei­ter­lei­ten

Damit Kol­le­gen über den Inhalt meh­re­rer E-​Mails infor­miert wer­den, kön­nen in Micro­soft Out­look alle E-​Mails zusam­men an eine Nach­richt ange­hängt wer­den. Hier­für wird die Nach­richt mit der höchs­ten Prio­ri­tät, ggf. die jüngste, für die Wei­ter­lei­tung geöff­net und um die E-​Mail Anhänge ergänzt. In der geöff­ne­ten E-​Mail wird auf „wei­ter­lei­ten“ geklickt und unter „Ele­mente anfü­gen“ die Out­look Kom­po­nen­ten der gewünsch­ten E-​Mails aus­ge­wählt. Wird die STRG-​Taste gedrückt, kön­nen meh­rere Nach­rich­ten gleich­zei­tig ange­hängt wer­den. Dabei besteht die Aus­wahl, die Anhänge als rei­nen Text oder als kom­plette Nach­richt anzu­fü­gen. Nicht nur E-​Mails wer­den so wei­ter­ge­lei­tet, auch Kalen­der­ein­träge oder Auf­ga­ben.

#TIPP 3. Das Bcc-​Feld für ver­steckte Emp­fän­ger

Nach­rich­ten wer­den oft an zahl­rei­che Kon­takte ver­sen­det, wel­che jedoch nicht immer sehen sol­len, wer alles im Ver­tei­ler ist. In die­sem Fall wird das Bcc-​Feld genutzt. Hier­für wird in einer neuen E-​Mail unter „Optio­nen“ die Bcc-​Schaltfläche aus­ge­wählt und anschlie­ßend auto­ma­tisch unter dem Cc-​Feld ange­zeigt. Belie­big viele Kon­takte kön­nen nun ein­ge­tra­gen wer­den, sehen jedoch nicht an wel­che Per­so­nen die Nach­richt noch ging. Die Löschung des Fel­des erfolgt eben­falls über die­sen Schritt.

#TIPP 4. Ver­al­tete Adres­sen aus der Auto­Ver­voll­stän­di­gung löschen

Auto­Ver­voll­stän­di­gung von den Adres­sen der Emp­fän­ger ist dann prak­tisch, wenn nur die ange­zeigt wer­den, die gül­tig sind. Sol­che, die nicht mehr gül­tig sind und somit stö­ren, kön­nen leicht aus der Liste gelöscht wer­den. Die Löschung erfolgt, indem in der Emp­fän­ger­zeile der erste Buch­stabe ein­ge­tra­gen wird und die Auto­Ver­voll­stän­di­gung auto­ma­tisch alle Adres­sen mit die­sem Anfangs­buch­sta­ben anzeigt. Mit einem Klick auf das X auf der rech­ten Seite, wird die gewünschte Adresse ent­fernt.

#TIPP 5. Sämt­li­che E-​Mails und Fens­ter gleich­zei­tig schlie­ßen

Im Laufe des Arbeits­ta­ges wer­den zahl­rei­che Anwen­dun­gen wie Nach­rich­ten, Ter­mine im Ka-​lender, Auf­ga­ben, Kon­takte in ver­schie­de­nen Micro­soft Outlook-​Fenstern geöff­net. Im Menü unter „Ansicht“ und dem Punkt „Alle Ele­mente schlie­ßen“ kön­nen alle Fens­ter schnell und direkt geschlos­sen wer­den. Anwen­dun­gen, die einer Ver­än­de­rung unter­lie­gen und noch nicht gespei­chert wur­den, wer­den in einem Dia­log­fens­ter ange­zeigt. So gelingt der schnelle Weg in den Fei­er­abend..

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