Funktionen wie QuickSteps oder das Bcc-Feld von Microsoft Outlook erleichtern noch nicht den Arbeitsalltag? Diese Tipps und Tricks für Outlook sorgen für eine effizientere und produktivere Arbeitsweise. Denn wer täglich mit Outlook im Büro oder mobil mit der Outlook-App arbeitet, sollte nicht nur den Vorteil einer klaren, einheitlichen Struktur mit E-Mails, Kalendern, Kontakten und Ordnern genießen, sondern die Funktionen des E-Mail– und Kalenderdienstes ausrei-chend nutzen, um so für eine höhere Arbeitsorganisation zu sorgen.
#TIPP 1. Abläufe automatisieren mit QuickSteps
Anwender, die stetig die gleichen Arbeitsschritte ausführen, können mit QuickSteps in Microsoft Outlook die Abläufe einfach automatisieren und zusammenfassen lassen. Sollen zum Beispiel E-Mails in einen definierten Ordner gelegt und als gelesen markiert werden, kann dies mit QuickSteps vollzogen werden. Um den neuen QuickStep anzulegen, wird durch die rechte Maustaste auf eine E-Mail in dem Fenster der Punkt „QuickSteps“ und anschließend der Schritt „Neu erstellen“ ausgewählt. Damit die E-Mails verschoben werden, wird „In Ordner verschieben“ angeklickt und ein Name für den QuickStep vergeben. Es wird der Ordner bestimmt, in den die E-Mails verschoben werden sollen. Unter „Aktionen hinzufügen“ kann die weitere Aktion, die E-Mails automatisch als gelesen zu kennzeichnen, ausgewählt wer-den. Dabei können beliebig viele Aktionen, die automatisch erledigt werden sollen, ergänzt werden. Jeder Windows Anwender kann optional den QuickSteps bestimmte Tastenkombinationen zuweisen. Soll zudem eine Beschreibung angezeigt werden, wenn die Maus auf den QuickStep im Kontextmenü zeigt, kann dies unter „Quickinfo-Text“ angegeben werden. Der angelegte QuickStep wird über das Kontextmenü einer Mail, über die festgelegte Tastenkombi-nation oder aus der Menüleiste unter QuickSteps aufgerufen.
#TIPP 2. Einem Empfänger mehrere Nachrichten weiterleiten
Damit Kollegen über den Inhalt mehrerer E-Mails informiert werden, können in Microsoft Outlook alle E-Mails zusammen an eine Nachricht angehängt werden. Hierfür wird die Nachricht mit der höchsten Priorität, ggf. die jüngste, für die Weiterleitung geöffnet und um die E-Mail Anhänge ergänzt. In der geöffneten E-Mail wird auf „weiterleiten“ geklickt und unter „Elemente anfügen“ die Outlook Komponenten der gewünschten E-Mails ausgewählt. Wird die STRG-Taste gedrückt, können mehrere Nachrichten gleichzeitig angehängt werden. Dabei besteht die Auswahl, die Anhänge als reinen Text oder als komplette Nachricht anzufügen. Nicht nur E-Mails werden so weitergeleitet, auch Kalendereinträge oder Aufgaben.
#TIPP 3. Das Bcc-Feld für versteckte Empfänger
Nachrichten werden oft an zahlreiche Kontakte versendet, welche jedoch nicht immer sehen sollen, wer alles im Verteiler ist. In diesem Fall wird das Bcc-Feld genutzt. Hierfür wird in einer neuen E-Mail unter „Optionen“ die Bcc-Schaltfläche ausgewählt und anschließend automatisch unter dem Cc-Feld angezeigt. Beliebig viele Kontakte können nun eingetragen werden, sehen jedoch nicht an welche Personen die Nachricht noch ging. Die Löschung des Feldes erfolgt ebenfalls über diesen Schritt.
#TIPP 4. Veraltete Adressen aus der AutoVervollständigung löschen
AutoVervollständigung von den Adressen der Empfänger ist dann praktisch, wenn nur die angezeigt werden, die gültig sind. Solche, die nicht mehr gültig sind und somit stören, können leicht aus der Liste gelöscht werden. Die Löschung erfolgt, indem in der Empfängerzeile der erste Buchstabe eingetragen wird und die AutoVervollständigung automatisch alle Adressen mit diesem Anfangsbuchstaben anzeigt. Mit einem Klick auf das X auf der rechten Seite, wird die gewünschte Adresse entfernt.
#TIPP 5. Sämtliche E-Mails und Fenster gleichzeitig schließen
Im Laufe des Arbeitstages werden zahlreiche Anwendungen wie Nachrichten, Termine im Ka-lender, Aufgaben, Kontakte in verschiedenen Microsoft Outlook-Fenstern geöffnet. Im Menü unter „Ansicht“ und dem Punkt „Alle Elemente schließen“ können alle Fenster schnell und direkt geschlossen werden. Anwendungen, die einer Veränderung unterliegen und noch nicht gespeichert wurden, werden in einem Dialogfenster angezeigt. So gelingt der schnelle Weg in den Feierabend..
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