5 Tipps für eine effizientere Arbeitsweise mit Microsoft Teams

Micro­soft Teams ist eine inno­va­tive Kom­mu­ni­ka­ti­ons­platt­form und zen­trale Anlauf­stelle für vir­tu­elle Team­ar­beit. Teams unter­stützt eine Viel­zahl von Funk­tio­nen inklu­sive Chat, Grup­pen­chat, Online-​Meeting, Video­kon­fe­renz, Web­kon­fe­renz und Tele­fon­an­ruf. Die Ein­bin­dung ver­schie­de­ner End­ge­räte und inte­grierte Micro­soft 365-​Anwendungen wie Word, Excel, Power­Point und Sha­re­Point ermög­li­chen das orts­un­ab­hän­gige, gemein­same Arbei­ten an Dateien.

Micro­soft Teams schafft also her­vor­ra­gende digi­tale Rah­men­be­din­gun­gen für eine beschleu­nigte trans­pa­rente Pro­jekt­ar­beit. Mit ein paar Tipps und Tricks, kön­nen Sie Ihre Arbeit noch über­sicht­li­cher und effi­zi­en­ter gestal­ten, um den maxi­ma­len Erfolg für Sie und Ihr Unter­neh­men zu errei­chen!

Nach­richt & Chat spei­chern

Sie möch­ten eine wich­tige Nach­richt oder einen Chat zukünf­tig ein­fa­cher fin­den? Spei­chern Sie ein­zelne Nach­rich­ten oder voll­stän­dige Kon­ver­sa­tio­nen ein­fach ab!

Bewe­gen Sie den Cur­sor auf die zu spei­chernde Nach­richt bzw. Datei, bis Emo­jis sowie drei Punkte auf­tau­chen. Per Maus­klick auf die drei Punkte öff­nen sich „Wei­tere Optio­nen“ und Sie sehen die Schalt­flä­che „Diese Nach­richt spei­chern“.

Um Ein­zel– und Grup­pen­chats zu spei­chern, bewe­gen Sie in der Auf­lis­tung all Ihrer Chats den Cur­sor über den gewünsch­ten Chat, kli­cken auch hier auf die drei auf­tau­chen­den Punkte und anschlie­ßend auf die Funk­tion „Anhef­ten“. Um Ihre gespei­cher­ten Nach­rich­ten über­sicht­lich ein­se­hen zu kön­nen, kli­cken Sie auf Ihr Pro­fil­bild und wäh­len dann „Gespei­chert“ aus.

Alter­na­tiv kön­nen Sie den Befehl „/​gespeichert“ in die Such­leiste bzw. das Befehls­feld am obe­ren Bild­schirm­rand ein­ge­ben.

Prio­ri­sie­ren von Nach­rich­ten

Sie wol­len sicher­stel­len, dass Ihre Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen Ihre Nach­richt nicht ver­pas­sen? Kenn­zeich­nen Sie sie als wich­tig oder drin­gend!

Dazu kli­cken Sie im Chat­fens­ter unter dem Ein­ga­be­feld die Funk­tion „Zustel­lungs­op­tion fest­le­gen“ (sym­bo­li­siert durch ein Aus­ru­fe­zei­chen) an und wäh­len dann „Wich­tig“ oder „Drin­gend“ aus. Natür­lich kön­nen Sie Ihre aus­ge­wählte Prio­ri­sie­rung auch jeder­zeit rück­gän­gig machen bzw. ändern. Hierzu müs­sen Sie ledig­lich eine der bei­den ande­ren Vari­an­ten aus­wäh­len.

Ob Sie sich vor, wäh­rend oder nach dem Ver­fas­sen Ihrer Nach­richt für eine Prio­ri­sie­rung ent­schei­den, ist Ihnen über­las­sen. Aller­dings kön­nen Sie die Nach­richt nach dem Abschi­cken nicht mehr prio­ri­sie­ren. Durch die Prio­ri­sie­rung „Wich­tig“ wird die Nach­richt ledig­lich als wich­tig mar­kiert. Mit der Prio­ri­sie­rung „Drin­gend“ wird der Emp­fän­ger oder die Emp­fän­ge­rin sogar wäh­rend der nächs­ten 20 Minu­ten – oder bis zum Lesen der Nach­richt – alle zwei Minu­ten benach­rich­tigt.

Zeit­gleich Chat­ten und Arbei­ten

Sie chat­ten mit einer Kol­le­gin oder einem Kol­le­gen, aber möch­ten gleich­zei­tig an ande­ren Stel­len in Teams aktiv sein? Lösen Sie Pop-​Out-​Chats (Chats als eigene Fens­ter) her­aus!

Hier­für haben Sie fünf Optio­nen. In der Auf­lis­tung aller Chats kön­nen Sie mit der Maus über den beste­hen­den Chat fah­ren und auf das Pop-​Out-​Symbol kli­cken. Alter­na­tiv kli­cken Sie mit der rech­ten Maus­taste auf den gewünsch­ten Chat und öff­nen auf diese Weise das Kon­text­menü. Wäh­len Sie hier die Funk­tion „Pop-​Out-​Chat“.

Zudem haben Sie die Mög­lich­keit, in der obe­ren rech­ten Ecke des Chat­fens­ters den „Pop-​Out-​Chat“ anzu­kli­cken oder das Pro­fil­bild der Per­son dop­pelt anzu­kli­cken. Zu guter Letzt kön­nen Sie auch „/​pop“ in die Befehls­zeile am obe­ren Bild­schirm­rand ein­ge­ben und den gewünsch­ten Chat wäh­len. All diese Aktio­nen haben den glei­chen Effekt: Sie chat­ten in einem sepa­ra­ten Fens­ter!

Auf­zeich­nen einer Bespre­chung

Sie benö­ti­gen zukünf­tig Ein­sicht in all Ihre Bespre­chun­gen? Zeich­nen Sie Ihre Bespre­chun­gen auf!

Zunächst müs­sen Sie an einer lau­fen­den Bespre­chung teil­neh­men oder eine neue Bespre­chung star­ten. Letzt­end­lich kön­nen Sie jede Audio– und Video­auf­nahme sowie gemein­sa­men Bild­schirm­nut­zung auf­zeich­nen. Infor­mie­ren Sie Ihre Bespre­chungs­teil­neh­mer über die Auf­zeich­nung. Um die Auf­zeich­nung zu star­ten, wech­seln Sie zu den Bespre­chungs­steu­er­ele­men­ten, kli­cken auf die drei Punkte („Wei­tere Optio­nen“) und anschlie­ßend auf „Auf­zeich­nung star­ten“. Um die Auf­zeich­nung zu been­den, wie­der­ho­len Sie die­sen Vor­gang und wäh­len dabei die Funk­tion „Auf­zeich­nung been­den“.

Nach­dem Sie die Auf­zeich­nung ange­hal­ten haben, wird Sie auto­ma­tisch ver­ar­bei­tet und in Micro­soft Stream (oder ggf. Sha­re­Point oder One­Drive) gespei­chert. Hier kann die Auf­zeich­nung dann wie­der­ge­ge­ben, her­un­ter­ge­la­den und geteilt wer­den. Die Teil­neh­me­rin oder der Teil­neh­mer, die oder der die Auf­zeich­nung gestar­tet hat, erhält eine Benach­rich­ti­gung per E-​Mail, wenn die Auf­zeich­nung fer­tig ver­ar­bei­tet ist und abge­ru­fen wer­den kann. Dar­über hin­aus wird die Auf­zeich­nung auch im Bespre­chungs­chat ange­zeigt – oder in der Kanal-​Unterhaltung, wenn Sie sich in einem Kanal tref­fen.

Tas­ten­kom­bi­na­tio­nen ler­nen

Sie wol­len grund­sätz­lich schnel­ler und effek­ti­ver mit Teams arbei­ten? Ler­nen Sie Short­cuts!

Um eine Liste aller Tas­ten­kom­bi­na­tio­nen ein­se­hen zu kön­nen, drü­cken Sie [STRG] + [.]. Suchen Sie sich ein paar Short­cuts her­aus, die Ihnen nütz­lich erschei­nen. Indem Sie die Short­cuts in Ihre täg­li­che Arbeits­rou­tine über­neh­men, spa­ren Sie sich nicht nur einige Maus­klicks, son­dern auch viel Zeit.

Sie benö­ti­gen Micro­soft Teams? Schauen Sie in unse­rem IT-​Konfigurator vor­bei und suchen Sie sich Ihr idea­les Microsoft-​365-​Paket aus! Gerne kön­nen Sie uns auch anru­fen oder per E-​Mail kon­tak­tie­ren – wir fin­den eine pas­sende Lösung für Sie!