
Microsoft Teams ist eine innovative Kommunikationsplattform und zentrale Anlaufstelle für virtuelle Teamarbeit. Teams unterstützt eine Vielzahl von Funktionen inklusive Chat, Gruppenchat, Online-Meeting, Videokonferenz, Webkonferenz und Telefonanruf. Die Einbindung verschiedener Endgeräte und integrierte Microsoft 365-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und SharePoint ermöglichen das ortsunabhängige, gemeinsame Arbeiten an Dateien.
Microsoft Teams schafft also hervorragende digitale Rahmenbedingungen für eine beschleunigte transparente Projektarbeit. Mit ein paar Tipps und Tricks, können Sie Ihre Arbeit noch übersichtlicher und effizienter gestalten, um den maximalen Erfolg für Sie und Ihr Unternehmen zu erreichen!
Nachricht & Chat speichern
Sie möchten eine wichtige Nachricht oder einen Chat zukünftig einfacher finden? Speichern Sie einzelne Nachrichten oder vollständige Konversationen einfach ab!
Bewegen Sie den Cursor auf die zu speichernde Nachricht bzw. Datei, bis Emojis sowie drei Punkte auftauchen. Per Mausklick auf die drei Punkte öffnen sich „Weitere Optionen“ und Sie sehen die Schaltfläche „Diese Nachricht speichern“.
Um Einzel– und Gruppenchats zu speichern, bewegen Sie in der Auflistung all Ihrer Chats den Cursor über den gewünschten Chat, klicken auch hier auf die drei auftauchenden Punkte und anschließend auf die Funktion „Anheften“. Um Ihre gespeicherten Nachrichten übersichtlich einsehen zu können, klicken Sie auf Ihr Profilbild und wählen dann „Gespeichert“ aus.
Alternativ können Sie den Befehl „/gespeichert“ in die Suchleiste bzw. das Befehlsfeld am oberen Bildschirmrand eingeben.
Priorisieren von Nachrichten
Sie wollen sicherstellen, dass Ihre Kolleginnen und Kollegen Ihre Nachricht nicht verpassen? Kennzeichnen Sie sie als wichtig oder dringend!
Dazu klicken Sie im Chatfenster unter dem Eingabefeld die Funktion „Zustellungsoption festlegen“ (symbolisiert durch ein Ausrufezeichen) an und wählen dann „Wichtig“ oder „Dringend“ aus. Natürlich können Sie Ihre ausgewählte Priorisierung auch jederzeit rückgängig machen bzw. ändern. Hierzu müssen Sie lediglich eine der beiden anderen Varianten auswählen.
Ob Sie sich vor, während oder nach dem Verfassen Ihrer Nachricht für eine Priorisierung entscheiden, ist Ihnen überlassen. Allerdings können Sie die Nachricht nach dem Abschicken nicht mehr priorisieren. Durch die Priorisierung „Wichtig“ wird die Nachricht lediglich als wichtig markiert. Mit der Priorisierung „Dringend“ wird der Empfänger oder die Empfängerin sogar während der nächsten 20 Minuten – oder bis zum Lesen der Nachricht – alle zwei Minuten benachrichtigt.
Zeitgleich Chatten und Arbeiten
Sie chatten mit einer Kollegin oder einem Kollegen, aber möchten gleichzeitig an anderen Stellen in Teams aktiv sein? Lösen Sie Pop-Out-Chats (Chats als eigene Fenster) heraus!
Hierfür haben Sie fünf Optionen. In der Auflistung aller Chats können Sie mit der Maus über den bestehenden Chat fahren und auf das Pop-Out-Symbol klicken. Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Chat und öffnen auf diese Weise das Kontextmenü. Wählen Sie hier die Funktion „Pop-Out-Chat“.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, in der oberen rechten Ecke des Chatfensters den „Pop-Out-Chat“ anzuklicken oder das Profilbild der Person doppelt anzuklicken. Zu guter Letzt können Sie auch „/pop“ in die Befehlszeile am oberen Bildschirmrand eingeben und den gewünschten Chat wählen. All diese Aktionen haben den gleichen Effekt: Sie chatten in einem separaten Fenster!
Aufzeichnen einer Besprechung
Sie benötigen zukünftig Einsicht in all Ihre Besprechungen? Zeichnen Sie Ihre Besprechungen auf!
Zunächst müssen Sie an einer laufenden Besprechung teilnehmen oder eine neue Besprechung starten. Letztendlich können Sie jede Audio– und Videoaufnahme sowie gemeinsamen Bildschirmnutzung aufzeichnen. Informieren Sie Ihre Besprechungsteilnehmer über die Aufzeichnung. Um die Aufzeichnung zu starten, wechseln Sie zu den Besprechungssteuerelementen, klicken auf die drei Punkte („Weitere Optionen“) und anschließend auf „Aufzeichnung starten“. Um die Aufzeichnung zu beenden, wiederholen Sie diesen Vorgang und wählen dabei die Funktion „Aufzeichnung beenden“.
Nachdem Sie die Aufzeichnung angehalten haben, wird Sie automatisch verarbeitet und in Microsoft Stream (oder ggf. SharePoint oder OneDrive) gespeichert. Hier kann die Aufzeichnung dann wiedergegeben, heruntergeladen und geteilt werden. Die Teilnehmerin oder der Teilnehmer, die oder der die Aufzeichnung gestartet hat, erhält eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn die Aufzeichnung fertig verarbeitet ist und abgerufen werden kann. Darüber hinaus wird die Aufzeichnung auch im Besprechungschat angezeigt – oder in der Kanal-Unterhaltung, wenn Sie sich in einem Kanal treffen.
Tastenkombinationen lernen
Sie wollen grundsätzlich schneller und effektiver mit Teams arbeiten? Lernen Sie Shortcuts!
Um eine Liste aller Tastenkombinationen einsehen zu können, drücken Sie [STRG] + [.]. Suchen Sie sich ein paar Shortcuts heraus, die Ihnen nützlich erscheinen. Indem Sie die Shortcuts in Ihre tägliche Arbeitsroutine übernehmen, sparen Sie sich nicht nur einige Mausklicks, sondern auch viel Zeit.
Sie benötigen Microsoft Teams? Schauen Sie in unserem IT-Konfigurator vorbei und suchen Sie sich Ihr ideales Microsoft-365-Paket aus! Gerne können Sie uns auch anrufen oder per E-Mail kontaktieren – wir finden eine passende Lösung für Sie!